Quando se fala em licitações e contratos administrativos, é comum pensar que essa responsabilidade recai exclusivamente sobre o setor de compras. No entanto, essa percepção limitada pode levar a uma série de desafios e ineficiências que afetam toda a organização. Problemas como desabastecimento de bens e serviços, pedidos de contratação com informações insuficientes, prazos apertados e a necessidade de refazer processos inteiros não são raros. Esses obstáculos frequentemente resultam de uma falta de comunicação e colaboração entre as diferentes unidades administrativas e o setor de compras.
É crucial entender que o sucesso de uma licitação depende de um esforço conjunto. Todas as partes envolvidas, desde as unidades requisitantes até os responsáveis pela execução dos contratos, devem trabalhar em sintonia. Somente através de uma abordagem integrada e colaborativa é possível evitar os recorrentes problemas que prejudicam o funcionamento da organização.
As contratações administrativas são um tema transversal e interessam a todos os servidores, setores e órgãos da Administração. Portanto, todos devem conhecer a nova lei!
Para ilustrar melhor essa questão, consideremos os seguintes exemplos:
REQUISITANTE E/OU DEMANDANTE
É o agente ou setor responsável por identificar a necessidade de contratação e requerê-la. Então é importante que tenha conhecimento sobre a legislação de licitações para que a formalização da demanda, além de adequada à sua necessidade, seja completa. O requisitante não é necessariamente único, mas pode ser um conjunto de setores que vão usufruir da solução contratada. É preciso ter mecanismos dentro da Administração para a unificação dessas necessidades, que poderão ser consolidadas em um setor que atuará como demandante (podendo ser o de compras). Isso envolve gestão adequada, padronização de objetos e projetos, sempre que possível, para viabilizar a contratação conjunta, gerando ganho de escala, reduzindo a probabilidade de licitações repetidas e esforços desnecessários dos setores envolvidos no processo. Importante considerar que o responsável pelo planejamento da contratação (seja um servidor ou um setor) por vezes não detém as competências multidisciplinares para entregar individualmente esse planejamento de forma adequada.
ÁREA TÉCNICA
As áreas técnicas precisam entender de licitação porque, além de serem muitas vezes também os requisitantes, serão apoio indispensável aos outros setores, quando esses tiverem necessidades conexas com sua especialidade, tais como a área de engenharia, tecnologia da informação, meio ambiente, dentre outras.
CONTABILIDADE E TESOURARIA
A contabilidade auxilia na verificação do alinhamento das contratações com as normas financeiras do município, no estabelecimento das qualificações econômico-financeiras indispensáveis à execução das obrigações, na execução de reajustes, repactuações e reequilíbrios contratuais. A tesouraria participa da liquidação da despesa e pagamento, cumprindo a ordem cronológica de credores. Esses setores são de importante auxílio ao longo de toda a contratação, inclusive na execução dos contratos, opinando em impugnações, recursos, exames de propostas, pedidos de reequilíbrio e alterações do contrato.
ASSESSORIA JURÍDICA
Tem uma ligação fortíssima com as licitações, sendo responsável por emitir pareceres, apreciar o processo de contratação, examinar minutas de editais, contratos, termos de aditamentos e adesões a atas de registros de preços. A assessoria jurídica também está envolvida na elaboração de modelos de minutas de editais e contratos padronizados, regulamentos importantes no contexto da Lei nº 14.133/2021. Pode estar presente em todas as decisões dentro do processo de contratação, auxiliando o agente de contratação, o ordenador da despesa, o gestor e o fiscal do contrato, esclarecendo dúvidas e fornecendo informações jurídicas necessárias. Por essa razão, está expressamente listada como linha de defesa no controle das contratações.
ORDENADOR DA DESPESA
O ordenador da despesa está envolvido na abertura do processo de contratação, aprovação dos projetos básicos e termos de referência, assinatura do edital, exame de recursos, adjudicação do objeto, homologação do certame (ou revogação/anulação), ratificação dos processos de contratações diretas, dentre outras.
ALTA ADMINISTRAÇÃO
Além da satisfação de uma necessidade direta do órgão ou entidade contratante, as licitações e contratações administrativas resultam na execução de políticas públicas (saúde, educação, assistência social, desenvolvimento econômico e social), merecendo a atenção da alta administração, que é responsável pela governança das contratações públicas.
A Lei nº 14.133/2021 traz regras de governança, que têm relação com agregar valor às contratações, atendimento dos objetivos institucionais, gestão e controle de riscos, utilizando vários mecanismos para atender a todos os objetivos da licitação e contratação, inclusive aqueles que extrapolam a relação contratual.
CONTROLE INTERNO
O controle interno também está expressamente indicado como linha de defesa e tem participação ativa em diversos momentos, tais como na elaboração de minutas padronizadas, apoio aos agentes de contratação, comissão de contratação e fiscais de contrato para o desempenho de suas funções.
Esses exemplos demonstram que a participação ativa e coordenada de todas as áreas pode transformar o processo de licitação, garantindo maior eficiência e satisfação das necessidades institucionais.
